Minha oficina mecânica está sempre abarrotada de serviço, mas o faturamento mal consegue pagar as contas. O que fazer?

Existem muita empresas do nosso setor de reparação automotiva que, apesar desta crise mundial ter nos atingido em cheio, estão com um grande fluxo de serviço, talvez até pelo motivo desta crise, onde as incertezas com relação ao futuro, nos faz adiar a compra do carro novo e ir fazendo as reparações no carro que temos. Daí o grande volume de veículos nas oficinas mecânicas de norte a sul do pais, o que seria para nós, reparadores, uma oportunidade que deverá ser bem aproveitada.

Quais as possibilidades que poderiam fazer com que, apesar de alto volume no fluxo de serviços, o resultado econômico ainda sejam insuficiente para se atingir um lucro dentro dos parâmetros razoáveis.

Após algumas reflexões, e aqui gostaríamos de convidar para o debate todos quantos, assim como nós, que somos apaixonados pelas ideias de vanguarda, por novas tecnologias de diagnósticos, tanto de falhas no funcionamento dos veículos leves e pesados, quanto do diagnóstico da eficiência da gestão, da avaliação de performance de equipes, pela produtividade e eficiência dentro das oficinas, enfim, pelas melhores práticas no chão de oficina.

Poderíamos iniciar com três fatores críticos:

1º- CUSTO FIXO DA OFICINA MUITO ALTO

Seria uma hipótese bem aceitável, uma vez que o custo fixo tem muito a ver com a maneira de fazer as coisas, “o como fazer”, com ou sem desperdicios de recursos (tanto recursos materiais como de tempo), retorno de serviços (quanto custo, em média, um retorno de serviço na sua oficina?), fazer sem seguir nenhum processo padronizado, sem procedimentos definidos. Os custos operacionais são muito maiores do que imaginamos. Ficam fora de controle, devido à correria intensa, as pessoas ficam num processos de improvisação, de apagamento de incêndio, trabalhando com bombeiros. Aí, se a margem de contribuição for muito estreita, muito baixa, e os custos fixo e operacional forem elevados, existe grande possibilidade de estarmos trabalhando bem próximo do ponto de equilíbrio, isto é, lucro zero.

Qual seria a solução para este caso? Neste caso, o aconselhável seria fazer um estudo minucioso do custo fixo, para reduzir ao máximo, criando processos, implementando ferramentas como o 5S para organizar ferramentas e equipamentos da operação, assim como disciplinar as atividades das pessoas e equipes, e também introduzir metodologias de mapeamento de valor, produção enxuta é, isto é, uma produção sem nenhum desperdício, como nos propõe o Lean Manufacturing, ou como também é conhecido, o Sistema Toyota de Produção.

Sem desperdícios, sem retornos de serviços, os custos fixo e operacional diminuem e a margem de contribuição será suficiente para cobrir estes custos e dar lucro para a oficina.

2º- BAIXA MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO

Outra possibilidade bem pertinente é ter valores de venda de serviços muito próximos aos valores dos custos da oficina (qual é o custo/hora total da sua oficina mecânica?). Caso isto esteja acontecendo, temos que atentar para os valores de serviços estamos praticando:

• Estão compatíveis com a média cobrada pelas oficinas da tua cidade ou bairro?
• Estão compatíveis com os veículos que tua oficina atende? Pois pode ocorrer que os valores praticados na sua região sejam para atender veículos comuns, como gol, palio, strada, etc. e que também sua oficina atenda uma grande quantidade de veículos especiais com ranger 3.2, Land Rover, etc. As boas práticas é adotarmos preços diferentes para veículos diferentes, não se pode praticar o mesmo valor de hora para um palio e para uma Amarok V6 ou um Jeep Compass. Estes últimos veículos exigem tecnologias de diagnóstico e reparação com muito mais tecnologia, e isto implica muito mais treinamentos internos e também treinamentos externos, para um melhor preparo dos técnicos, equipamentos com mais sofisticados e de geração avançada, ferramentas mais especiais e compatíveis com as tecnologias destes veículos.

Este perfil de oficina devem praticar valores bem mais elevados de serviços, pois, desde o tipo de cliente que são os proprietários destes veículos especiais, que demandam uma forma de atendimento diferenciado, com serviços diferenciados e, portanto, com maiores custos, até as tecnologias de diagnóstico e reparação dos seus veículos, que exigem materiais, mão de obra competente e insumos muito mais especiais. Tudo isso aumenta em muito os custos fixos e os custos operacionais da oficina.

Esta seria uma questão de posicionamento em relação ao mercado consumidor: que tipo de cliente eu atendo? Tenho muito clientes especiais com veículos especiais? Seria o caso de especializar em veículos de alta tecnologia, com baixo fluxo de veículos e alto valores agregados? Ou seria melhor trabalhar com veículos comuns, com altos fluxos de veículos e baixo valores de mão de obra?

3º- BAIXA PRODUTIVIDADE

Outra possibilidade de uma oficina estar sempre lotada e não haver resultado econômico seria a baixa produtividade da oficina. Qual a capacidade máxima de produção da sua oficina? Que sua oficina está produzindo hoje? Esta perguntas que uma enorme quantidade gestores e donos de oficinas ainda não conseguem responder com relação a sua oficina. Sabem porque? Porque não possuem estas informações, pois se já tivessem acesso a estas informações de sua oficina, ações já teriam sido tomadas e os resultados teriam aparecido, mesmo que ainda não estivesse no ponto ideal, mas já estariam nas proximidades de 85% (por exemplo) de produtividade, o que seriam um indicador muito bom.

Quando temos uma produtividade baixa, para se produzir um determinado valor de faturamento teremos que utilizar um grande numero de produtivos. Quando aumentamos a produtividade da oficina, haverá uma grande redução do quadro de produtivos e ainda o faturamento irá aumentar. Parece mágica? Vamos aos cálculos no nosso exemplo do quadro:

Nossa oficina exemplo tem 12 produtivos, portanto se cada um tem uma média de 8,5 hs disponiveis por dia, teremos 187 horas disponiveis para cada técnico produtivo. Descontando 20% do tempo total para organização da area de trabalho, do ferramental e para o cafezinho, teremos disponíveis 150hs por produtivo. Como são 12 produtivos, teremos um total de 1800 hs disponiveis para serem vendidas. Mas nossa oficina exemplo tem uma produtividade muito baixa, de 53% (é a correria para apagar os incendios, sem planejamento e sem processos). Portanto, a quantidade de horas efetivamente vendidas é de apenas 954 hs. Quando o proprietário da oficina toma conhecimento desta situação e decide investir nos processos de melhoria da produtividade, esta oficina atinge um patamar de 85% de produtividade com apena 8 produtivos (uma redução de 33% no numero de produtivos) e ainda aumentando a quantidade de horas vendida, atingindo a marca de 1020 hs (6,91% maior que as vendas anteriores), já que a capacidade máxima da oficina é de 1200 hs.

Isto demonstra de maneira inequívoca que vale a pena investir em produtividade, em processos, em treinamentos na oficina. É isto que é o divisor de aguas daquele dono de oficinas que tira férias todo ano com a família, que está sempre receptivo, simpático, que tem tempo para ouvir, e portanto, para mais aprender com novas ideias, novas práticas, novas tecnologias, daquele outro dono de oficina que nunca decola, que trabalha até tarde todos os dias, que não tem tempo para ouvir ninguém, nem aprender novas maneiras de abordagem de clientes, de atendimento, de diagnósticos de defeitos, de técnicas de gestão e motivação de pessoas, de mensuração de produtividade e da eficiência sua e de sua equipe. Agora cabe a nós, gestores de oficina, decidir qual o caminho quero seguir.